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6-3 Mit Erwartungen umgehen

Erwartungsmanagement

Ziel der Aktivität

In dieser Aktivität vertiefst du die Ergebnisse von Teil 3, Aktivität 3: Interessen und Erwartungen im Projekt. Du wirst dir die Erwartungen aller Personen anschauen, die am Projekt beteiligt sind. Du entwickelst Strategien, wie du mit diesen Erwartungen umgehen und sie erfüllen kannst.

Benötigte Materialien

Dauer

60 Minuten

Schritt 1 – Selber ausprobieren

Dieser Schritt sollte als Vorbereitung durchgeführt werden, da es einige Zeit dauern kann, sich zu registrieren und an einem Projekt teilzunehmen.

Erfahre selbst, wie es sich anfühlt, Teil eines Citizen Science Teams zu sein. Gehe zu unserem Citizen Science Repository und wähle ein Projekt aus, an dem du teilnehmen möchtest. Mache dir Notizen zu folgenden Fragen:

  • Wie fühlt es sich an, an einem Citizen Science Projekt teilzunehmen?
  • Was hat dir ein gutes Gefühl gegeben?
  • Wo hast du dich unwohl gefühlt?
  • Wurde es gut umgesetzt?
  • Auf welche Probleme bist du gestoßen?

Schritt 2 – Meine Erwartungen an die Freiwilligen (5 Minuten)

Nimm ein Blatt Papier und schreibe darauf die Überschrift „Was ich von den Freiwilligen erwarte“. Schreibe auf, was du von den Freiwilligen erwartest:

  • Warum nehmen sie an dem Projekt teil?
  • Was tragen sie zum Projekt bei?
  • Wie verhalten sie sich im Projekt?
  • Was denken sie über das Projekt?
  • …
Arbeitsblatt Erwartungen an die Freiwilligen

Beispiel

Beispiel für Erwartungen an die Freiwilligen

Schritt 3 – Die Erwartungen der Freiwilligen (5 Minuten)

Nimm ein weiteres Blatt Papier und schreibe darauf die Überschrift „Was die Freiwilligen von mir erwarten“. Schreibe auf, was du denkst, dass die Freiwilligen von dir und dem Projekt erwarten. Wenn du Gelegenheit hast, mit möglichen Freiwilligen zu sprechen, kannst du sie auch direkt fragen und deine Annahmen überprüfen:

  • Wie funktioniert das Projekt?
  • Wie sind sie in das Projekt eingebunden?
  • Wie können sie zu dem Projekt beitragen?
  • Was wird von ihnen erwartet?
  • …
Arbeitsblatt Erwartungen der Freiwillgen

Beispiel

Beispiel Erwartungen der Freiwilligen

Schritt 4 – Meine Erwartungen an das Team (10 Minuten)

Lass uns jetzt einen Blick auf deine Erwartungen an dein Projektteam werfen. Nimm ein weiteres Blatt Papier und schreibe darauf die Überschrift „Was ich von dem Team erwarte“. Schreibe deine Erwartungen auf:

  • Wie identifiziert sich das Team mit dem Projekt?
  • Wie interagiert das Team mit den Freiwilligen?
  • Wie und was trägt das Team zum Projekt bei?
  • Wie arbeitet das Team zusammen?
  • Wie fühlt sich das Team im Projekt?
  • Wie spricht das Team Probleme an?
  • …
Arbeitsblatt Was ich vom Team erwarte

Beispiel

Beispiel Arbeitsblatt Was ich vom Team erwarte

Schritt 5 – Die Erwartungen des Teams (10 Minuten)

Nimm jetzt die Perspektive des Teams ein. Schreibe auf ein weiteres Blatt Papier die Überschrift „Was das Team von mir erwartet“. Schreibe auf, was das Team deiner Meinung nach von dir und dem Projekt erwartet. Wenn es das Team bereits gibt, kannst du das Team auch direkt fragen:

  • Was wird ihr Beitrag im Projekt sein?
  • Wie werden sie auf ihre Aufgaben vorbereitet?
  • Wie werden sie mit den Freiwilligen zusammenarbeiten?
  • Wie wird das Projekt organisiert?
  • Wie werden sie an der Planung des Projekts beteiligt?
  • Wie arbeitet das Team zusammen?
  • Wie geht das Team mit Schwierigkeiten um?
  • Was wird getan, um einen guten Teamgeist zu schaffen?
  • Wie werden die Ergebnisse genutzt und präsentiert?
  • …
Arbeitsblatt Erwartungen des Teams an mich

Beispiel

Beispiel Arbeitsblatt Erwartungen des Teams an mich

Schritt 6 – Vorlage Erwartungsmanagement (30 Minuten)

Öffne die Vorlage für das Erwartungsmanagement (Modul2_6-3-Template_Expectation_Management.docx) und trage alle Erwartungen ein, die du in den vorherigen Schritten gesammelt hast. Falls es weitere Erwartungen, z.B. von Sponsoren oder externen Partnern gibt, trage diese ebenfalls ein.

Übersicht aller Erwartungen im der Vorlage

Lege für jede Erwartung Maßnahmen fest, um sie im Projekt zu berücksichtigen. Das könnten sein:

  • Maßnahmen zur Vorbereitung des Projekts und der Personen
  • Maßnahmen zur Berichterstattung
  • Teambesprechungen und Austauschformate
  • Veranstaltungsformate
  • Kommunikationskanäle
  • Feedback-Möglichkeiten
  • …

Weitere Beispiele findest du in unserem Beispieldokument: Modul2_6-3-Example_Expectation_Managemetn.pdf

Es ist möglich, dass du länger, als die vorgegebene Zeit brauchst, um das Dokument auszufüllen.

Wie kannst du diese Ergebnisse für das Projekt nutzen?

  • Haben sich zusätzliche Aufgaben durch diese Aktivität ergeben? Dann trage sie in den Projektplan ein.
  • Integriere die Maßnahmen in die weitere Planung:
    • Teile die Erwartungen mit dem Team und besprecht gemeinsam, wie ihr sie berücksichtigen könnt.
    • Baue die Erkenntnisse aus der Analyse in deine Präsentationen, Texte, Briefings und Schulungen ein.
    • Vereinbare Termine, um Personen oder Gruppen mit Erwartungen auf dem Laufenden zu halten.
    • Finde einen Weg, um Informationen über den Projektfortschritt mit anderen zu teilen.

Ergebnis der Aktivität

Du hast über deine eigenen Erwartungen und die der anderen nachgedacht. Du hast gelernt, wie du diese Erwartungen im Projekt berücksichtigen, ansprechen und steuern kannst.

Ziel der Aktivität erreicht?

  • Du hast alle wichtigen Gruppen und ihre Erwartungen in die Vorlage eingetragen.
  • Du hast begonnen, Maßnahmen zum Umgang mit den Erwartungen aufzulisten.
  • Du hast überprüft, ob du deinen Projektplan aktualisieren musst und hast die neuen Aufgaben aufgenommen.

Abschlussfragen

  • Was denkst du über den Umfang der Erwartungen an das Projekt?
  • Hast du Erwartungen gefunden, die nicht erfüllt werden können? Wie gehst du damit um?

Weitere Links und Lektüre

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